Zo laat je als werkgever het aantal fietsers in jouw bedrijf groeien
28 februari, 2022
Meer fietsende medewerkers levert jouw organisatie minder CO2-uitstoot en minder kosten op. Bovendien voelen fietsende medewerkers zich gelukkiger en zijn ze fitter en minder vaak ziek. De mobiliteitsmakelaar van Slim & Schoon Onderweg helpt jou graag om meer mensen aan het fietsen te krijgen. Laat je inspireren door deze whitepaper. In 6 stappen naar een fietsvriendelijke organisatie!
Stap 1. Bepaal je vertrekpunt
Je wilt je inzetten om het aantal fietsers in je bedrijf te laten groeien. Waar begin je dan? Zorg dat je weet hoe je medewerkers nu naar het werk komen en welke faciliteiten en regelingen je aanbiedt. Met een mobiliteitsscan laat je het huidige reisgedrag van medewerkers in kaart brengen en zie je hoe groot de potentie is voor de fiets. Hoe reizen medewerkers nu naar het werk? Hoeveel dagen? Waar komen ze vandaan? Hoeveel medewerkers wonen op fietsbare afstand? De scan maakt dit allemaal duidelijk. Een afstand van 5 kilometer is prima te fietsen. Met een e-bike zelfs wel 15 kilometer en de fanatiekste fietsers leggen op een speed pedelec tot 25 kilometer af.
Stap 2. Formuleer de ambitie
De mobiliteitsscan uit stap 1 geeft je organisatie inzicht in de groep die al fietst. Bepaal hoeveel je deze groep wilt laten groeien. Aanknopingspunten voor verandering en stimulering vind je in de nulmeting. Stel een aantal veranderdoelen en maak een tijdlijn met daarbij passende acties. Laat je doelen aansluiten bij de doelstellingen in je organisatie. Fietsstimulering past bijvoorbeeld in een mvo-strategie van goed werkgeverschap en milieu, een hr-strategie voor gezond, fit en tevreden personeel of vestigingsbeleid (goed bereikbare locaties voor fiets).
Creëer draagvlak
Plannen hebben draagvlak binnen de organisatie nodig. Communiceer niet alleen met je medewerkers, maar neem de hr-manager, de facilitair manager en directie ook vanaf het begin mee in het proces. Ook kun je een fietscoördinator aanduiden of een fietswerkgroep samenstellen. Het is van belang dat je de veranderdoelen goed onderbouwt en daarbij uitlegt wat het belang is van zowel het bedrijf, maar zeker ook het belang van de medewerkers.
Stap 3. Benut aantrekkelijke regelingen
De ervaring leert dat medewerkers sneller voor de fiets kiezen als je ze een aantrekkelijke regeling aanbiedt om een (e-)fiets aan te schaffen of te leasen. Ook kun je fietsen extra stimuleren met een beloningsprogramma of een onbelaste reiskostenvergoeding.
Belonen
Medewerkers belonen die vaak de fiets pakken is een effectieve manier om de groep fietsers te laten groeien. Je kunt als werkgever een fietsbeloningssysteem helemaal zelf organiseren, maar je kunt ook kiezen voor speciale fietsapps. Deze apps registreren (automatisch) fietsritten en belonen medewerkers bijvoorbeeld per woon-werkrit of per kilometer. Elke fietsrit sparen voor producten, goede doelen, vouchers, tickets of kortingen, dat stimuleert! Veel apps geven buiten beloning ook ludieke uitdagingen. Enkele voorbeelden van beloningsapps: https://www.reisbalans.nl/ en https://www.toogethr.com/cycles.
Vergoeden van fietskilometers
Vergoed tot € 0,19 per kilometer belastingvrij voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten, ook voor lopen en fietsen. Vergoedt je bedrijf minder dan € 0,19 per kilometer, dan kun je een bedrag ter hoogte van deze belastingvrije vergoeding aan de medewerker uitkeren en tegelijkertijd dit bedrag in mindering brengen op zijn of haar brutoloon. Dit geeft fiscaal voordeel.
Een fiets van de zaak
• Een fiets ter beschikking stellen aan de medewerker voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten. De werkgever bepaalt of de medewerker de fiets ook voor privédoeleinden mag gebruiken. In beide gevallen betaalt de medewerker een bijtelling van 7% over de nieuwwaarde van de fiets incl. btw.
• Het aankoopbedrag excl. btw is een investering en kan over 5 jaar worden afgeschreven.
• Bij lease kan het maandelijkse leasebedrag worden afgetrokken van de winst. Er geldt een maximale btw aftrek van € 130,- over een periode van 36 maanden per fiets.
• De werkgever kan een eigen bijdrage vragen aan de medewerker tot 100% van de kosten. Deze mag dit bedrag maandelijks in mindering laten brengen op het brutoloon. Deze eigen bijdrage kan worden verrekend met de bijtelling (zie ook de cafetaria regeling).
Bruto-netto voordeel
• De medewerker kan via de werkgever een fiets kopen die hij of zij betaalt met een bruto loonbestanddeel, zoals vakantiegeld, bonussen of tegen inlevering van vakantiedagen.
• De aanschafwaarde van de fiets (incl. btw) komt ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De werkgever kan ervoor kiezen slechts een gedeeltelijke bijdrage te doen. Is de werkgeversbijdrage 100%, dan spreken we over een ‘cadeaufiets’.
• Als werkgever mag je naast deze regeling gewoon de reiskosten belastingvrij blijven vergoeden tot €0,19 per kilometer.
Cadeaufiets
• De werkgever koopt een fiets en geeft deze aan de medewerker. De medewerker betaalt geen bijdrage.
• De aanschafwaarde van de fiets incl. btw komt volledig ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Renteloze lening
De werkgever leent het aankoopbedrag voor een fiets aan de medewerker, dat zonder rente wordt terugbetaald. Dit kan door middel van nog niet ontvangen onbelaste reiskostenvergoeding. Het rentevoordeel voor de medewerker is onbelast.
Cafetariaregeling
Als werkgever kun je een fiets ter beschikking stellen aan de werkgever waarbij de medewerker een deel van de leasekosten betaalt uit zijn of haar brutoloon. Met een fiets van de zaak vervalt wel de vaste reiskostenvergoeding op die dagen dat de medewerker met de fiets naar het werk komt. De regeling valt buiten de werkkostenregeling en biedt financiële voordelen voor zowel werkgever als medewerker.
Stap 4. Zorg voor goede en veilige voorzieningen
Naast de fiets zelf, moeten ook de faciliteiten voor de fietsende forens op orde zijn. Naast stallen en opladen zijn dat bijvoorbeeld kunnen douchen en/of omkleden. Maar denk ook aan een fiets lenen, delen of repareren.
Een goede fietsenstalling
Een fietsenstalling is de basis als het gaat om fietsvoorzieningen. Waar moet een goede fietsenstalling aan voldoen? Onderstaande checklist helpt je op weg.
Inrichting
Alle fietsers kunnen hun fiets kwijt.
• Denk vooraf na over het aantal fietsen dat je wilt stallen, de beschikbare ruimte en je budget. Voorzie extra ruimte voor wanneer het aantal fietsers in je organisatie groeit.
• Kies voor een rek met een ‘FietsParKeur’; Deze voldoen aan de normen die fabrikanten met de Fietsersbond hebben opgesteld, zie: fietsparkeur.nl. Ze kijken daarbij naar: gemak bij het plaatsen van de fiets, kans op schade aan de fiets, kans op letsel bij gebruiker, kraakbestendig en duurzaamheid.
• Kijk naar een onderverdeling voor verschillende fietsen, e-bikes en scooters. Door het aanbrengen van structuur kan de beschikbare ruimte beter worden benut en kunnen er meer fietsen veilig worden gestald. Reserveer minimaal 10% voor oversized fietsen, racefietsen en e-bikes met oplaadpunten. Houd rekening met het type fietsrek voor deze afwijkende fietsen.
• De meeste e-bikes hebben een accu met voldoende capaciteit voor de heen- en terugrit. Speed pedelecs gebruiken over het algemeen meer energie en worden over grotere afstanden gebruikt. Breng daarom een aantal fietslaadpunten aan in de stalling. Met zonnepanelen op het dak is de elektriciteit niet alleen groen, maar voorkom je dure aanlegkosten van bekabeling van je kantoor naar de fietsenstalling.
• Heb je een grote fietsenstalling die je optimaal wilt benutten? Dan is de inzet van fietscoaches een goed middel om mensen de weg te wijzen.
(Sociale) veiligheid
Fietsers durven op ieder moment van de dag de fietsenstalling in en uit door:
• Goede verlichting in en om de fietsenstalling en van de stalling naar de kantooringang.
• De aanwezigheid van beheerders en camera’s.
Locatie
Fietsers kun je openlijk waarderen door:
• Een fietsenstalling vlakbij de ingang.
• Een afdak, een luifel of een andere vorm van beschutting.
• Goede toegankelijkheid van de fietsenstalling.
• Voldoende beweegruimte: het hoofdpad moet minimaal 300 cm breed zijn. Overige paden en doorsteken minimaal 210 cm breed. De afstand tegenover elkaar gelegen fietsenrekken is minimaal 210 cm.
• Duidelijke bewegwijzering van en naar de fietsenstalling. Check de routing op het eigen terrein en de mogelijkheden om 1,5 meter afstand te houden.
Service en gemak
Focus op wat het voor je medewerkers makkelijk maakt om te gaan en blijven fietsen:
• Zorg voor bedrijfsfietsen die gebruikt kunnen worden voor zakelijke ritten. Juist voor die medewerkers die niet met de fiets naar het werk komen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld deel-e-bikes van E-bike to go.
• Zorg voor een fietsenpomp, een gereedschapset en bandenplaksetjes.
• Laat op vaste dagen of periodiek een lokale fietsenmaker langskomen die kleine reparaties aan fietsen van medewerkers of bedrijfsfietsen kan uitvoeren.
Kleed- en doucheruimte
Om na een (flinke) fietstocht weer fris aan het werk te kunnen, zijn een kleed- en doucheruimte zeker geen overbodige luxe. Heb je hier geen ruimte voor? Zorg dan in ieder geval dat medewerkers die op de fiets komen zich kunnen omkleden en eventuele fiets- en regenkleding kunnen ophangen of opbergen in een locker. Sommige bedrijven gaan nog een stapje verder en bieden zelfs een wasservice aan.
Stap 5. Motiveer je medewerkers
Met aantrekkelijke regelgeving en goede voorzieningen kun je de groep fietsers binnen je bedrijf laten groeien. De regelmatige waardering voor deze fietsers, wordt ook opgepikt door mensen die nog niet fietsen.
Geef het goede voorbeeld
Geef als werkgever het goede voorbeeld door zelf ook regelmatig op de fiets te stappen. Ventileer met enthousiasme waarom je fietsen zo belangrijk vindt in je bedrijfscultuur en communiceer je doelen.
Maak gebruik van ambassadeurs
Laat enthousiaste fietsers met hun collega’s delen wat de voordelen van fietsen zijn. Dit gebeurt niet vanzelf, je zult hen actief moeten benaderen door op intranet vragen te stellen over de fiets bijvoorbeeld of een competitie-element te introduceren.
Vertel wat mogelijk is
Vaak kennen medewerkers niet alle mogelijkheden. De basis voor ander reisgedrag begint dan ook bij het goed informeren van je medewerkers over de beschikbare regelingen en voorzieningen die je organisatie aanbiedt.
Deel de resultaten
Als je een paar maanden bezig bent met nieuw beleid, koppel dan de positieve resultaten en effecten terug aan je medewerkers. Hebben jullie kosten kunnen besparen – en wat ga je daarmee doen? Is er CO2 -reductie behaald. Zo weet de groep fietsers dat ze goed bezig zijn.
Vul aan met campagnes en acties
Campagnes en acties kunnen fietsstimulering een flinke impuls geven. Zo is er jaarlijks een nationaal georganiseerde ‘Fiets naar je Werk dag’. Daarbij kun je intern je eigen campagne of actie organiseren. Denk hierbij aan:
• E-bike probeeractie: laat medewerkers een aantal weken een e-bike gratis uitproberen voor het woon-werkverkeer.
• Een informatiemarkt, waarbij medewerkers vragen kunnen stellen en een ritje kunnen maken op een e-bike.
• Een fietschallenge waarbij je je medewerkers uitdaagt zoveel mogelijk fietskilometers te maken voor een collectief doel.
• Periodiek onderhoud van de fiets (bijvoorbeeld een lente- en wintercheck) door een lokale fietsenmaker.
Maak gebruik van life changing events
Life changing events zijn gebeurtenissen in een mensenleven die zo ingrijpend zijn dat gewoontes en zekerheden verdwijnen. Deze momenten vormen een perfect moment voor gedragsverandering. Denk bijvoorbeeld aan:
• Een nieuwe baan; verschaf nieuwe medewerkers een tijdelijke leenfiets en fietsroute(s).
• Een verhuizing: gaan mensen dichterbij het werk wonen? Dan kun je ze wijzen op de regelingen voor de fiets.
• De intrede van hybride werken. Doordat medewerkers op thuiswerkdagen reistijd besparen, is de fiets op kantoordagen opeens een mooie optie.
Stap 6. Evalueer en stel je plannen bij
Door monitoring en evaluatie kun je in kaart brengen welke opbrengsten fietsstimulering heeft opgeleverd in jouw organisatie. Het herhalen van de eenvoudige nulmeting kan daartoe een geschikt middel zijn. Volg de groei in het aantal fietsende medewerkers en gebruik dit als motivatie en inspiratie om meer medewerkers op de fiets te krijgen. Verbeter indien nodig en blijf communiceren. Herhaal geslaagde activiteiten en organiseer nieuwe acties. Eerlijk is eerlijk: soms is de fiets niet de handigste oplossing. Dat is natuurlijk afhankelijk van bijvoorbeeld de aard van de werkzaamheden, de privésituatie van je medewerker en de afstand tot het werk. Bied je medewerkers dus flexibiliteit. Bijvoorbeeld met een mobiliteitskaart waarmee OV, auto en deelfiets afwisselend te gebruiken zijn. Een deelfiets is handig om vanaf het station het laatste stukje van de reis af te leggen, of om je te verplaatsen tussen (werk)locaties.
Wat je aandacht geeft, groeit. Met ons stappenplan kies jij de juiste acties en laat je het aantal fietsers binnen je organisatie gestaag groeien. Dat is positief voor jou als werkgever, je medewerkers, het milieu en de omgeving.
Meer weten?
Wij adviseren je graag. Neem vrijblijvend contact op met onze Helpdesk, via: helpdesk@slimschoononderweg.nl
