Thuiswerken; tips en regelingen
27 september, 2022
Veel Nederlanders werken sinds COVID-19 enkele dagen per week thuis. Hoe ondersteun je je thuiswerkende medewerkers, wat is er nodig op kantoor en welke regelingen en voorzieningen voor thuiswerken zijn er zoal?
Regelingen
De regels om thuiswerken voor je werknemers te faciliteren zijn:
💡 De vrijstelling voor de onbelaste thuiswerkvergoeding is verhoogd van € 2,00 naar € 2,15 per dag in 2023.
💡 De vrije ruimte voor de werkkostenregeling is eenmalig verhoogd naar 3%.
💡 Je kunt een werknemer onbelast een renteloze lening aanbieden.
Lees alle informatie over de nieuwe regels voor het inhouden en betalen van de loonheffingen vanaf 1 januari 2023. Meer info staat op de website van de Belastingdienst.
Voorzieningen
- Zorg dat de ICT-voorzieningen goed werken, zowel op kantoor als thuis. ICT-voorzieningen moeten veilig zijn (voor vertrouwelijke documenten) en gebruiksvriendelijk en ook beschikbaar op kantoor. Inloggen moet simpel zijn. Er moet uitgebreide en snelle ondersteuning zijn.
- Als werkgever kun je faciliteiten voor thuiswerken en teleconferencing onder voorwaarden kosteloos aanbieden. Als je dit al gedaan hebt, moedigen we je aan dit (voorlopig) zo te laten.
- Door ook op kantoor teleconferencing aan te bieden, verminder je zakelijk verkeer.
- Bied cursussen aan voor praktische vaardigheden om te video-vergaderen. Bijvoorbeeld over leidinggeven op afstand en voor werknemers over effectief informatie en resultaten delen.
Communicatie
- Geef het goede voorbeeld: de top van de organisatie en leidinggevenden werken en vergaderen ook (zo veel mogelijk) thuis.
- Spreek een vergaderprotocol af. Tips voor de voorzitter: houd de regie, geef mensen het woord. Tips voor de deelnemers: microfoon op mute, zoek een ruimte zonder achtergrondgeluid, overleg beperkingen vooraf. Maak voor overleg in eigen projecten video-vergaderen de standaardoptie.
- Maak productie en resultaten inzichtelijk voor leidinggevenden; zo versterk je het vertrouwen bij het management dat thuiswerk effectief is en meerwaarde heeft.
- Houd ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en in de praktijk doen/leren/uitproberen; timmer niet alles dicht voor je medewerkers met nieuwe regels. Motiveer hun nieuwe ideeën.
- Houd aandacht voor je medewerkers. Wat ervaren zij, hoe zijn zij eronder, wat missen ze, hoe kun jij dat bieden, et cetera. Laat leidinggevenden bijvoorbeeld eens in de week met ieder teamlid afzonderlijk één-op-één contact zoeken. Voor een ’luisterend oor’ en om praktische oplossingen voor problemen te vinden.
- Communiceer over gezond thuiswerken. Moedig werknemers aan tussendoor pauze te nemen voor een wandeling of leuke ideeën uit te wisselen over thuis sporten.
- Maak onderlinge afspraken over (on)bereikbaarheid. Voorkom zo dat parttime medewerkers door het flexibel thuiswerken elke dag en hele dagen gebeld worden.
- Speel in op de behoefte van jouw collega’s aan informele contacten. Wellicht willen zij een digitale koffieplek die 1 uur openstaat zodat je kan kijken welke collega er ook rondhangt, een vrijdagmiddagborrel, pubquiz of een gezamenlijke digitale lunch.
Maak de nodige aanpassingen op kantoor
- Creëer meer ruimte op kantoor (minimaal anderhalve meter tussen werkplekken) door het aantal werkplekken te verlagen.
- Stel minder vergaderzalen beschikbaar voor fysieke vergaderingen.
- Ontwikkel een systeem waarin mensen aangeven dat ze op kantoor zijn, zodat het niet te druk is op kantoor.
- Ontwikkel maatregelen waarmee mensen meer worden verleid om op woensdag en vrijdag op kantoor te zijn (bijvoorbeeld MT-vergadering/gratis lunch/kinderopvang/gratis parkeren).
- Benoem een maximaal aanwezigheidspercentage op kantoor per functie of team.
Meer weten?
Wij adviseren je graag. Neem vrijblijvend contact op met onze Helpdesk, via: helpdesk@slimschoononderweg.nl.
Nog meer diensten voor jouw organisatie
Slim & Schoon Onderweg heeft nog meer diensten die het duurzaam mobiliteitsbeleid van jouw organisatie verbeteren. Bekijk het overzicht in de Menukaart.
