Gemeente Nijmegen gaat oefenen met hybride werken
23 september, 2021
De versoepelingen van 25 september luiden een nieuwe fase in waarin leren over hybride werken centraal staat. Gemeente Nijmegen heeft de afgelopen maanden gebruikt om zich voor te bereiden op de terugkeer van haar kantoorpersoneel. Onder andere de adviezen van een antropoloog, 360-graden camera’s en informele ontmoetingsruimtes moeten van het hybride werken in Nijmegen een succes gaan maken. Een oefenperiode zal uitwijzen wat in de praktijk goed werkt.
Ook bij de gemeente Nijmegen is het thuiswerken al meer dan anderhalf jaar de norm, als de functie dit toelaat. De versoepelingen van 25 september luiden een nieuwe fase in waarin leren over hybride werken centraal staat. De overheid adviseert thuis werken als het kan en op kantoor werken als het nodig is. De verwachting is dat veel medewerkers ook deels blijven thuiswerken als het thuiswerkadvies van de overheid volledig vervalt. Dat hebben de Nijmeegse ambtenaren ook zo aangegeven in enquêtes en gesprekken, vertelt Ernest Verhees, projectleider hybride werken bij gemeente Nijmegen. “Antropoloog Ester Heiman heeft in opdracht van onze gemeente veldonderzoek gedaan naar het welzijn van medewerkers in coronatijd en naar hun ervaringen met het thuiswerken. Deze gesprekken maakten de voordelen van het thuiswerken duidelijk, maar ook de nadelen.” Enkele voorbeelden van nadelen: het gebrek aan spontane ontmoetingen en terloopse gesprekken vermindert de dwarsverbanden in de organisatie en tast het sociale fundament aan. Ook maakt het thuiswerken het een stuk moeilijker om creatief samen te werken.
Informele ontmoetingsruimtes
Met de resultaten uit de enquêtes en de onderzoeksresultaten van de antropoloog is een projectgroep aan de gang gegaan. “We hebben nagedacht over hoe we de kantooromgeving op ons stadskantoor het beste kunnen inrichten als het thuiswerkadvies vervalt”, vertelt Ernest. “Conclusie was dat het kantoor veel meer een informele ontmoetingsruimte moet worden. Met dat uitgangspunt hebben we voor twee teams het kantoor heringericht in de afgelopen maanden, als pilot. Zodra het thuiswerkadvies komt te vervallen, kunnen deze twee teams in de nieuwe omgeving aan de gang. Deze teams gaan ondervinden hoe dit uitpakt, wat werkt en wat niet. Hun bevindingen gebruiken we vervolgens om te bepalen hoe breed we dit willen uitrollen in de hele organisatie.” 
Natuurlijk zijn er nog bureaus om aan te werken. Maar er zijn ook flink wat bureaus weggehaald om plaats te maken voor informele ontmoetingsruimtes (zie foto’s). “Deze faciliteren de spontane ontmoetingen en terloopse gesprekken”, licht Ernest toe. Verder zijn er concentratiewerkplekken. De grote vergaderruimtes zijn aangepast zodat er voortaan hybride overleg mogelijk is. “Straks zullen veel overleggen hybride zijn: een deel van de mensen neemt dan online deel en een deel is fysiek in de vergaderruimte aanwezig. Je wilt dat iedereen dan evengoed kan meedoen. Onze grote vergaderruimtes voorzien daarin, met een 360-graden camera en speaker. Deze staat in het midden van de ruimte en brengt alleen die persoon in beeld die aan het woord is.” Kleinere vergaderruimtes hebben geen 360-graden camera en speaker, maar wel een speaker in het midden van de ruimte zodat iedereen goed te horen is tijdens een overleg. En binnenkort krijgt het stadskantoor nog creatieve werkateliers: ruimtes waarin mensen kunnen brainstormen. Deze ruimtes moeten zelf ook creativiteit oproepen, dus ze krijgen zeker geen klassieke opstelling met bureaus en een flip-over.
Ander gedrag nodig
Qua faciliteiten is gemeente Nijmegen er dus klaar voor om te gaan oefenen met hybride werken. “Maar uiteraard moet de praktijk uitwijzen of het ook gaat werken”, aldus Ernest. “Want ook al hebben mensen aangegeven deels thuis te werken en deels op kantoor, je weet nooit hoe die verhouding straks echt zal zijn. En ook het gedrag van medewerkers zal moeten veranderen; ze moeten wel achter hun bureau vandaan komen en elkaar opzoeken in de informele ontmoetingsruimtes. We zijn nu zo gewend om thuis hard door te werken achter ons bureau, we moeten dan wel van dat bureau loskomen als we weer op kantoor zijn. Want alleen dan faciliteren de informele ontmoetingsruimtes de collegiale verbinding die veel thuiswerkers missen. Ja, ik ben heel benieuwd hoe onze ideeën en faciliteiten in de praktijk gaan uitpakken.”
Werkt jouw organisatie al hybride?
Wil ook jouw organisatie het hybride werken structureel en slim inbedden in de organisatie? En kun je daar hulp bij gebruiken? Maak gebruik van onze tool voor een hybride werkplan op ZoWerktHet.nl. Krijg je liever advies en begeleiding om dit specifiek voor jouw organisatie in te richten? Maak dan gebruik van een gespecialiseerd adviseur en krijg 80% van de advieskosten vergoed dankzij de Thuiswerkvoucher van de provincie Gelderland.
